Politique de confidentialité

Chez Habilis Conseil, nous nous engageons à respecter la confidentialité et à protéger les informations personnelles de nos clients et de nos employés. Cette politique de confidentialité vise à expliquer comment nous recueillons, utilisons, partageons et protégeons les données personnelles dans le cadre de nos activités de conseil en management, organisation et ressources humaines.

Nous vérifions et renouvelons régulièrement cette déclaration de protection des données afin de pouvoir garantir une transparence maximale.

Que couvre cette déclaration ?

Cette déclaration concerne les prestations délivrées par Habilis Conseil et ses activités commerciales. Son but est de vous informer des traitements des données personnelles mis en œuvre par Habilis Conseil.

En résumé, quels sont les engagements de Habilis Conseil ?

• N'utiliser les données personnelles qu'à des fins légitimes et déterminées
• Ne collecter que les données qui lui sont nécessaires à ces fins
• Ne pas conserver les données personnelles plus longtemps que nécessaire pour assurer le bon déroulement de ses mandats, la satisfaction de ses clients et les exigences légales
• Ne pas transmettre de données personnelles reçues dans le cadre de nos mandats de conseil à des tiers sans votre autorisation (sauf si nous sommes légalement tenus de le faire)
• Prendre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la sécurité du stockage et la transmission des données
• Fournir des directives claires à ses collaborateurs·trices sur les bonnes pratiques de sécurité informatique et de gestion des données personnelles
• Vous informer de manière claire et transparente par rapport à l'utilisation des données personnelles

Qui traite les données personnelles ?

Le responsable de traitement est :

Habilis Conseil SA

Rue des Côtes-de-Montbenon 30

1003 Lausanne

Email : contact@habilis.ch

D'où proviennent les données personnelles que nous traitons ?

Nous collectons des données personnelles dans le cadre des activités suivantes :

• Lorsque vous êtes notre client et que nous vous fournissons des prestations
• Lorsque nous avons reçu vos données personnelles de la part d'un de nos clients dans le cadre d'une prestation que nous lui avons fournie
• Lorsque vous visitez notre site internet ou recevez notre newsletter
• Lorsque vous participez à l'un de nos événements
• Lorsque nous communiquons avec vous sur nos prestations dans le cadre de nos activités de prospection
• Lorsque vous postulez chez nous

Quelles données personnelles collectons-nous ?

• Coordonnées (par ex. nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, adresse e-mail…)
• Données financières (par ex. coordonnées bancaires)
• Données nécessaires à la réalisation des mandats : données de l'entreprise (par ex. statuts, procès-verbaux, rapports, règlements, projets, contrats), données des collaborateurs (par ex. salaire, assurances sociales)
• Données du site Internet de Habilis Conseil (analyse de fréquentation et de comportement)
• Données de candidatures (par ex. curriculum vitae, certificats de travail)
• Informations marketing (par ex. inscriptions à nos newsletters, ouverture des newsletters)

En règle générale, nous collectons ces données directement auprès de vous. Il se peut également que nos clients nous transmettent des informations concernant des personnes avec lesquelles ils entretiennent une relation (par ex. données de collaborateurs).

Sur quelles bases juridiques traitons-nous les données personnelles ?

• Exécution d'un contrat de mandat avec un client, y compris la préparation du contrat
• Préservation d'intérêts légitimes (par ex. à des fins administratives, pour améliorer notre qualité, assurer la sécurité, gérer des risques, faire valoir nos droits, nous défendre contre des réclamations)
• Consentement (par ex. pour vous adresser des informations marketing, ou lorsque nous communiquons avec vous au sujet de nos prestations)

A quelles fins utilisons-nous les données personnelles ?

Lorsque vous faites appel à nos services

Collecte de données personnelles : nous collectons uniquement les informations personnelles nécessaires pour fournir nos prestations de conseil. Ces données nous sont fournies par nos clients en lien avec les mandats que nous menons pour eux. Ces données peuvent contenir des données personnelles sensibles. Nous nous engageons à ne collecter et stocker que des données pertinentes. Nous n'utilisons pas les informations personnelles à d'autres fins sans le consentement préalable de la personne concernée, sauf si requis par la loi.

Partage des données personnelles : nous ne partageons les données personnelles avec des tiers que lorsque cela est nécessaire pour nos prestations de conseil, ou lorsque nous sommes légalement tenus de le faire. Nous ne transmettons vos données à des tiers qu'avec votre accord préalable. Nous exigeons de ces tiers qu'ils traitent les données personnelles de manière confidentielle et qu'ils respectent les lois et réglementations applicables en matière de protection des données.

Lorsque vous consultez notre site internet, recevez notre newsletter ou participez à un événement

Site internet www.habilis.ch : lorsque vous consultez notre site internet, nous récoltons des données d'analyse concernant le comportement des utilisateurs. Vous avez la possibilité lors de votre visite de refuser tous les cookies non indispensables au fonctionnement du site.

Newsletter : lorsque vous recevez notre newsletter, nous récoltons des informations concernant le comportement des destinataires (si la newsletter a été ouverte et sur quels liens le destinataire a cliqué). Nous utilisons ces informations pour améliorer nos newsletters et nos offres. Nous n'ajoutons vos coordonnées à notre fichier d'envoi que si nous sommes en relation commerciale ou si vous nous donnez votre consentement. Vous avez en tout temps la possibilité de vous désinscrire.

Événements organisés par Habilis Conseil : lorsque vous vous inscrivez à un événement, nous récoltons vos coordonnées (nom, prénom, entreprise et adresse mail) afin d'organiser au mieux l'accueil des participants. Nous prenons également des photos lors de ces événements, mais ne diffusons pas celles sur lesquelles apparaissent des personnes reconnaissables sans leur accord préalable.

Lorsque nous communiquons avec vous au sujet de nos prestations

Lorsque nous nous entretenons avec vous, au téléphone ou lors d'une rencontre, il arrive que nous résumions les informations que vous nous avez transmises dans notre logiciel de gestion de la relation client (CRM). Ces informations sont récoltées afin de pouvoir mieux répondre à vos besoins dans le futur.

Lorsque vous postulez chez nous

Lorsque vous nous envoyez un dossier de postulation, nous récoltons toutes les informations que vous nous mettez à disposition afin d'étudier votre dossier et d'y donner suite.

Comment sécurisons-nous les données personnelles ?

Nous prenons des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles contre tout accès non autorisé, perte, divulgation ou altération. Nous utilisons des pratiques de sécurité avancées pour protéger les données personnelles stockées électroniquement.

Nous respectons les droits des individus concernés par les données personnelles que nous détenons. Si vous souhaitez accéder, corriger, mettre à jour, limiter l'utilisation ou supprimer vos données personnelles, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées dans cette politique.

Quels prestataires utilisons-nous pour l'analyse et le suivi de vos données ?

Afin d'obtenir des détails sur l'utilisation de notre site web, d'améliorer notre offre internet et de pouvoir vous atteindre avec nos newsletters, nous avons recours aux prestataires suivants : Google Analytics (analyse du site internet), Mailchimp (newsletters), Zistemo (tracking du temps sur mandat et facturation) et Hubspot (CRM).

En général, les informations collectées sur l'utilisation d'un site web ou la lecture d'une newsletter grâce à des cookies ou des technologies similaires sont transmises au serveur du fournisseur tiers. En fonction des fournisseurs tiers, il se peut que ces serveurs se situent à l'étranger. C'est le cas par exemple de Google Analytics et de Mailchimp.

Google Analytics : nous avons ajouté le code « anonymizeIP » à Google Analytics. Cela garantit que toutes les données sont collectées de manière anonyme.

Combien de temps conservons-nous les données personnelles ?

Nous conservons les données personnelles aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels elles ont été collectées, sauf si la loi nous impose de les conserver plus longtemps. Nous veillons à ce que les données personnelles inutiles soient effacées de manière sécurisée et définitive.

• Données personnelles reçues de nos clients dans le cadre d'un mandat : 3 ans après la fin du mandat
• Documents de travail contenant des données personnelles produits par Habilis Conseil (hors livrables) : 3 ans après la fin du mandat
• Rapports et livrables finaux produits par Habilis Conseil contenant des données personnelles : 10 ans après la fin du mandat
• Données contractuelles (offres, factures, correspondance à caractère contractuel) : 10 ans après la fin du mandat ou après l'envoi de l'offre en cas de refus
• Données d'analyse du site : courte durée
• Données d'ouverture des newsletters et coordonnées des personnes désabonnées : tant que le compte Mailchimp de Habilis Conseil est actif
• Données du CRM : 10 ans après la date du dernier contact
• Données obtenues dans le cadre de l'organisation d'un événement : 3 ans après la tenue de l'événement
• Données reçues dans le cadre de postulations : 2 ans

À la fin de la durée de conservation, les données personnelles sont supprimées ou anonymisées.

Modifications de la politique de confidentialité

Nous nous réservons le droit de modifier cette politique de confidentialité à tout moment. Toute modification sera publiée sur notre site internet.

Dernière modification : Octobre 2023