Guide d'élaboration d'un plan de classement

Pourquoi élaborer un plan de classement

Pourquoi vouloir encore de nos jours développer un plan de classement pour les documents d'activités ? Alors que les outils de recherche sont de plus en plus performants et qu'une telle opération demande des efforts importants de conception et d'adhésion…

Il faut classifier, structurer les documents de l'organisation pour leur donner un sens. En effet, un document est la trace d'une décision, d'une action dans un processus d'affaire, de l'accomplissement d'une activité. Il prend tout son sens lorsqu'il est mis en relation avec d'autres documents connexes, lorsqu'il fait partie d'un dossier. Sans plan de classement c'est l'anarchie dans l'accès à l'ensemble de l'information relative à un dossier d'affaire. Sans plan de classement, impossible de reconstituer des dossiers hybrides, constitués de documents papiers et électroniques.

Ce guide fournit quelques bases et bonnes pratiques dans le but de construire un plan de classement solide. En particulier, les critères de qualité recherchés sont :

Clarté

• Structure simple et logique
• Système compréhensible par tout le monde
• Classement global et exhaustif, prenant en compte l'ensemble des activités

Efficacité

• On peut rapidement classer un document au bon endroit
• On trouve facilement ce qu'on cherche
• Les documents essentiels de l'entreprise sont préservés
• Classement commun, qui permet le partage de l'information
• Classement applicable aux documents papiers et électroniques

Pérennité

• Système évolutif, capable d'intégrer les changements de l'entreprise
• Système indépendant des personnes en place
• Système permettant d'évoluer vers une gestion électronique des documents

Principes de base

Le plan de classement reflète les activités de l'entreprise. Il comprend les différents ensembles de documents produits et reçus par l'entreprise dans l'exercice de ses fonctions.

Les domaines d'activités se répartissent dans la plupart des entreprises en 2 grands ensembles :

Les domaines de la gestion interne

Ensemble de fonctions et activités communes à chaque entreprise publique ou privée : gestion administrative, gestion des ressources humaines, financières, matérielles, informatiques, espaces ou biens immobiliers, gestion des communications, gestion des affaires juridiques… L'expérience montre qu'il en existe un maximum de 8 par entreprise.

Les domaines d'affaires

Ensemble de fonctions et activités relatives à la mission propre de l'entreprise publique ou privée. Chaque entreprise a ses domaines d'affaires spécifiques.

Niveaux du plan de classement

Le nombre de niveaux de la structure du plan de classement dépend des besoins de l'organisation. En général, les deux grands ensembles d'activités (gestion interne ou gestion d'affaires) sont considérés comme un niveau 0 ; le plus souvent, ils ne sont pas mentionnés dans le plan de classement en tant que tels. Certaines branches du plan de classement peuvent être plus développées que d'autres. Le plus souvent, 4 ou 5 niveaux suffisent, mais parfois, selon l'activité, il en faut plus.

Système de cotation (ou codification)

On associe généralement une cote (ou code) alphanumérique à chaque rubrique d'un plan de classement. Cela facilite l'utilisation du plan de classement. En effet, on peut ainsi :

• Identifier, nommer et partager avec d'autres un No de rubrique dans le cadre de ses activités
• Établir une correspondance entre dossiers dans le cas de l'utilisation du même plan de classement pour les documents papiers et électroniques

Documentation du plan de classement

Une bonne documentation du plan de classement est indispensable, car au fur et à mesure de sa construction on va définir des règles, et il faut s'assurer que celles-ci ne vont pas tomber dans l'oubli. Le plan de classement n'est pas figé à un instant t, il va vivre et évoluer au fil des années et des changements des activités de l'entreprise. Il est nécessaire de pouvoir se référer à ces règles pour faire évoluer le plan de classement en conséquence.

Cette documentation a donc pour objectif d'assurer la pérennité du plan de classement. Elle comprend au moins 2 éléments :

• Un guide explicatif des règles appliquées au plan de classement
• Une description détaillée sous forme de tableau Excel

Bonnes pratiques

• Fractionner les rubriques lorsque le volume de documents devient trop important
• Utiliser des libellés clairs pour chaque rubrique
• Séquencer les rubriques de manière logique (par exemple en suivant la logique d'exécution des tâches)
• Utiliser des modèles de dossiers pour les dossiers récurrents (par exemple les dossiers du personnel, les dossiers clients, …)

Pour en savoir plus, téléchargez notre guide complet, enrichi d'exemples concrets.