Rendre le télétravail performant par une gestion documentaire efficace

05/01/2021 By

En 2020, vous avez pu mesurer l’importance de la collaboration à distance. Vous vous êtes certainement rendu compte que les outils de vidéo-conférence sont d’une grande aide, mais que l’accès aux fichiers et le partage des documents sont également la clé d’une collaboration efficace.

Pourtant, la culture du partage des documents dans les entreprises n’est souvent pas encore très développée : « Ce sont mes documents, ils sont classés chez moi ! ». Cette vision des choses, étonnamment, est acceptée par les dirigeants, peu conscients ou peu intéressés par la gestion documentaire.

Résultat : on partage en jouant au ping-pong avec les fichiers et on multiplie les versions parallèles et les enregistrements de fichiers, avec tous les risques que cela représente. Ou alors on n’a simplement pas accès aux documents d’un collaborateur malade ou absent.

IDC (International Data Corporation) indique, dans une étude d’octobre 2010, qu’en moyenne 7,4 h hebdomadaires sont perdues à « rechercher des informations sans les trouver » et à « reformater des données à partir de plusieurs sources ». Est-ce différent en 2021 ?

Une organisation documentaire favorisant le télétravail et la collaboration à distance implique que trois conditions de base soient remplies :

  • L’accès aux documents d’entreprise depuis n’importe où
  • Une arborescence logique, permettant à chacun de trouver les documents
  • Des droits d’accès ouverts sur les dossiers de travail

L’accès aux documents est une question technique. Il s’agit de choisir une bonne application du marché, qui vous assure accès et synchronisation en temps réel des documents créés et modifiés dans ou hors de l’entreprise.

L’arborescence logique est une organisation intuitive des documents selon les activités ou processus de l’entreprise, plutôt que par service ou par personne.

Enfin les droits d’accès, en général attribués aux répertoires, sont ouverts le plus largement possible, en lecture ou en écriture, pour permettre le travail ou la collaboration sur les mêmes fichiers.

Sur la base de quelques interviews de personnes-clé de votre entreprise et de l’analyse de vos documents d’organisation, nous co-construisons avec un groupe de travail représentatif de vos services une organisation documentaire facilitant le télétravail et la collaboration à distance :

  • Définition des nouvelles pratiques collaboratives 
  • Elaboration d’un plan de classement des documents avec définition des droits d’accès
  • Conseils pour un système de synchronisation des documents adapté
  • Recommandations pour la mise en œuvre 
  • Accompagnement du changement.

Chaque entreprise est différente. Nous vous assurons des conseils et un accompagnement adapté à votre culture et à vos besoins.